Format Rencana Pemasaran

Format Rencana Pemasaran

Format Rencana Pemasaran - Perencanaan pemasaran taktis harus mengikuti perencanaan strategis. Perencanaan strategis menunjukkan program-program tertentu dan pasar-pasar yang akan ditekankan oleh lembaga tersebut. Untuk masing-masing strategi atau pasar yang dipilih lembaga tersebut harus mengembangkan suatu strategi pemasaran.

                Rencana pemasaran formal meringkas informasi-informasi dan analisis-analisis yang mendasari suatu strategi yang diusulkan dan menguraikan perincian-perincian mengenai bagaimana strategi tersebut akan dilaksanakan.

                Sebuah rencana pemasaran mengandung bagian-bagian utama berikut ini: ringkasan pelaksanaan (executive summary), analisis situasi, tujuan dan sasaran, strategi pemasaran, program tindakan, anggaran, dan kontrol. Bagian-bagian tersebut akan dibahas dalam konteks sebuah universitas hipotesis.

Bagian	Tujuan
1.       Ringkasan Pelaksanaan	Menyajikan suatu gambaran singkat untuk peninjauan manajemen secara cepat.
2.       Situasi Pemasaran Sekarang	Menyajikan data-data latar belakang yang relevan mengenai pasar, publik, persaingan, distribusi, dan lingkungan makro.
3.       Analisis Peluang dan Masalah	Mengidentifikasi peluang atau ancaman utama, kekuatan/kelemahan, dan isu-isu yang dihadapi lembaga program tersebut.
4.       Sasaran-Sasaran	Mendefinisikan tujuan-tujuan yang ingin dicapai rencana tersebut dalam bidang jumlah siswa, donasi, perbaikan kualitas, dan lain-lain.
5.       Strategi Pemasaran	Menyajikan pendekatan pemasaran yang luas dan akan digunakan untuk mencapai sasaran-sasaran rencana tersebut.
6.       Program-Program Tindakan	Menjawab: Apa yang akan dilakukan? Siapa yang akan melakukan? Kapan dilakukan? Berapa banyak biayanya?.
7.       Anggaran	Menguraikan biaya-biaya dan ramalan-ramalan keuangan yan diharapkan dan hasil-hasil lain dari rencana tersebut.
8.       Kontrol	Menunjukkan bagaimana implementasi dan keefektifan rencana tersebut akan di monitor.

                Tujuan dari ringkasan pelaksanaan adalah agar administrator tingkat yang lebih tinggi dapat meninjau terlebih dahulu arah utama dari rencana tersebut sebelum membaca dokumen yang memuat data-data dan analisis-analisis pendudkung. Untuk memandu para pembaca yang ingin berfokus pada suatu aspek tertentu dari rencana tersebut, sebuah daftar isi biasanya terdapat pada ringkasan pelaksanaan tersebut.

a.         Analisis Situasi

Bagian utama yang pertama pada rencana tersebut adalah analisis situasi. Di sini administrator tersebut menjelaskan segi-segi utama dari situasi yang memengaruhi operasinya. Meskipun proses perencanaan strategi mengungkapkan situasi yang menghadapi universitas tersebut, direktur penerimaan mahasiswa baru harus memeriksa semua faktor yang memengaruhi operasi penerimaan mahasiswa baru selama kerangkan waktu tertentu. Analisis situasi terdiri dari empat sub bagian latar belakang, ramalan normal, peluang-peluang dan ancaman-ancaman, dan kekuatan serta kelemahan.

b.         Tujuan-Tujuan dan Sasaran-Sasaran

Analisis situasi menjelaskan di mana lembaga tersebut menempatkan diri dan bagaimana kemungkinan masa depannya jika tidak ada perubahan-perubahan yang dilakukan. Sekarang, direktur tersebut harus mengusulkan kemana kantor penerimaan mahasiswa baru pra sarjana tersebut akan menuju. Tujuan dan dadaran yang spesifik perlu disusun.

c.         Strategi Pemasaran

Direktur tersebut kemudian menguraikan sebuah strategi pemasaran untuk mencapai tujuan dan sasaran spesifik, yaitu langkah-langkah yang akan diambil oleh personil kantor penerimaan mahasiswa baru untuk meningkatkan mahasiswa baru. Strategi pemasaran terdiri dari sekumpulan keputusan yang terkoordinasi mengenai:

1)      Pasar-pasar target;

2)      Campuran pemasaran; dan

3)      Tingkat pengeluaran pemasaran.

d.         Pasar-Pasar Target

Direktur tersebut harus membuat sebuah daftar kriteria untuk mengidentifikasi pasar-pasar mahasiswa potensial yang paling menarik. Kriteria tersebut bisa mencakup umur, jenis kelamin, pendapatan, tempat tinggal, da variabel-variabel lainnya. Direktur tersebut bersama-sama dengan staff yang tepat dari penerimaan mahasiswa barus harus menilai masing-masing pasar pada kriteria-kriteria tersebut untuk menyeleksi pasar-pasar majasiswa potensial yang paling menjanjikan, yaitu pasar-pasar dimana universitas tersebut dapat menarik jumlah yang layak untuk siswa-siswa yang memenuhi kriteria penerimaan mahasiswa baru. Direktur tersebut bisa menyimpulkan bahwa mahasiswa-mahasiswa akademi komunitas daerah adalah kemungkinan besar menjadi kumpulan siswa yang lebih menjanjikan bagi universitas tersebut, misalnya para murid senior sekolah lanjutan atas yang tinggal sejauh 500 mil dari universitas tersebut.

e.         Rencana Tindakan

Masing-masing elemen strategi arus diterjemahkan ke dalam tindakan-tindakan yang tepat. Misalnya, elemen strategi “menarik lebih banyak mahasiswa perguruan tinggi komunitas” dapat menuntun ke tindakan-tindakan sebagai berikut:

1)      Merekrut seorang penghubung perguruan tinggi komunitas untuk mengunjungi kampus-kampus perguruan tinggi komunitas.

2)      Mengadakan konferensi untuk para penasehat perguruan tinggi komunitas mengenai membantu mahasiswa-mahasiswa perguruan tinggi komunitas membuat keputusan transfer (tidak spesifik atau khusus ke universitas ini).

3)      Mengirimkan surat dan brosur mengenai universitas tersebut ke mahasiswa-mahasiswa perguruan tinggi komunitas tahun kedua.

4)      Mengadakan serangkaian open house untuk mahasiswa-mahasiswa perguruan tinggi komunitas daerah.

5)      Mengiklankan program-program perguruan tinggi tersebut dalam katalog perguruan tinggi komunitas daerah.

6)      Merencanakan dan menerbitkan nomor 800 “transfer line” 24 jam di mana para penelepon dapat memperoleh informasi-informasi yang direkam mengenai bagaimana mengadakan transfer ke universitas tersebut.

Begitu tindakan-tindakan yang paling efektif biayanya yelah diseleksi, implementasi menjadi titik puncaknya. Dalam beberapa lembaga proses perencanaan mungkin dilumpuhkan oleh struktur-struktur lembaga dan keyakinan yang berlebihan pada banyak lapisan komite sehingga rencana tersebut tidak dilanjutkan dengan tindakan. Tindakan-tindakan yang ditentukan harus ditugaskan kepada individu-individu tertentu dengan waktu-waktu penyelesaian yang ditentukan. Untuk mengintegrasikan berbagai macam tindakan, tindakan-tindakan tersebut harus dipetakan pada sebuah kalender atau bahkan lebih baik lagi dengan menggunakan software manajemen proyek berbasis komputer untuk menunjukkan tanggal mulai sampai final untuk masing-masing aktivitas dan siapa yang akan melaksanakannya. Rencana-rencana yang terperinci ini kemudian dapat ditinjau dalam suatu proses “pemeriksaan realitas” iterative (berulang), untuk memastikan bahwa rencana-rencana final tersebut adalah layak. Rencana tindakan ini dapat di revisi ketika masalah-masalah dan peluang-peluang baru muncul.

f.          Anggaran

Sasaran, strategi, dan tindakan yang direncanakan membentuk basis untuk mempersiapkan anggaran. Untuk lembaga-lembaga dan program harus menyesuaikan penerimaan dengan pengeluaran, anggaran pada dasarnya adalah pernyataan laba dan rugi yang diproyeksikan.

Pada sisi penerimaan, anggaran ini memperlihatkan ramalan unit siswa dan perkiraan penerimaan bersih yang direalisasikan. Pada sisi pengeluaran anggaran, anggaran memperlihatkan biaya-biaya penyediaan pelayanan serta pemasaran dan administrasi. Perbedaannya adalah laba atau rugi yang diproyeksikan. Administrasi meninjau anggaran tersebut dan bisa menyetujuinya atau memodifikasinya. Begitu disetujuai anggaran tersebut memandu operas-operasi pemasaran, perencanaan keuangan, dan perekrutan personil.

Kantor penerimaan pra sarjana melaksanakan suatu pelayanan kepada universitas tersebut, namun ini bukan operasi yang menghasilkan profit. Anggaran tersebut akan merefleksikan penilaian direktur administrasi mengenai beberapa banyak uang yang akan dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan dan kemauan administrasi puncak untuk mendukung mereka. Administrasi tersebut biasanya akan tertarik dalam apakah rencana tersebut jika berhasil kemungkinan besar menghasilkan penerimaan dari uang kuliah yang akan sesuai atau melebihi biaya pendidikan dan biaya-biaya pemasaran tambahan namun kriterian ini tunggal untuk pengesahan. Misalnya jika sasaran universitas tersebut adalah untuk meningkatkan jumlah siswa dari kaum minoritas, ini kemungkinan akan membutuhkan bantuan keuangan tambahan yang mana harus berasal dari pendapatan sumbangan atau sumber-sumber lainnya. Administrasi akan lebih melihat kepada ketepatan rencana tersebut, kemungkinan keberhasilannya, dan kelayakan biaya-biaya yang terlibat daripada suatu evaluasi laba dan rugi.

g.         Kontrol

Bagian akhir dari rencana tersebut menjelaskan kontrol-kontrol yang akan digunakan untuk memonitor kemajuan rencana tersebut. Sasaran dan anggaran dapat diuraikan untuk masing-masing bulan atau kuartal kemudian admnistrasi puncak dapat meninjau hasil-hasil masing periode. Ketika sasaran-sasaran tidak terpenuhi atau anggaran-anggaran berlebihan, administrator dapat meminta rencana tersebut diberi tindakan koreksi. Ini melengkapi deskripsi mengenai kandungan sebuah rencana pemasaran. Sekarang kami beralih ke sistem perencanaan formal.

sumber:

Daryanto. 2011. Sari Kuliah: Manajemen Pemasaran. Bandung: Sarana Tutorial Nurani Sejahtera.