Langkah-Langkah dalam Perencanaan Strategik

Langkah-Langkah dalam Perencanaan Strategik

Langkah-Langkah dalam Perencanaan Strategik - Perencanaan strategis merupakan hal baru bagi sebagian besar lembaga pendidikan. Kami mendefinisikan perencanaan strategis sebagai berikut: perencanaan strategis adalah proses pengembangan dan pemeliharaan suatu kesesuaian strategis antara tujuan dan kemampuan lembaga dengan peluang-peluang pemasaran yang berubah. Perencanaan ini mengandalkan pada pengembangan misi lembaga yang jelas, tujuan-tujuan, dan sasaran-sasaran yang mendukung strategi yang benar serta implementasi yang tepat.

            Definisi tersebut menunjukkan langkah-langkah yang dapat diambil sebuah lembaga pendidikan untuk memperbaiki keefektifannya. Materi menyajikan suatu tinjauan luas mengenai proses perencanaan strategis, dan materi-materi selanjutnya memberikan perincian masing-masing langkah.

            Pertama, lembaga tersebut harus menganalisa lingkungannya yang sekarang dan di masa depan. Kedua, lembaga tersebut meninjau sumer-sumber utamanya untuk mengusulkan apa yang dapat dikerjakan. Ketiga, lembaga tersebut menetapkan tujuan keseluruhan dan sasaran spesifiknya. Keempat, lembaga tersebut meninjau misinya dan menyeleksi strategi yang paling efektif biayanya untuk mencapai tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran tersebut. Terakhir, pengimplementasian strategi tersebut biasanya membutuhkan perubahan-perubahan dalam struktur kelembagaan dan sistem-sistem informasi, perencanaan, dan kontrol lembaga tersebut. Ketika komponen-komponen tersebut disatukan mereka menjanjikan kinerja yang diperbaiki.

            Proses perencanaan strategis harus dikerjakan pada masing-masing tingkat kelembagaan utama karena masing-masing level atau komponen mempunyai tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan peluang-peluang pemasaran yang agak berbeda. Dalam kasus sebuah universitas, komite tingkat tinggi yang meliputi para administrator puncak dan orang-orang lainnya harus menjalankan perencanaan di tingkat-tingkat lainnya. Demikian pula komite-komite seleksi kemudian harus merumuskan rencana-rencana strategis untuk masing-masing fakultas, misalnya Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Fakultas Teknik, Fakultas Seni Rupa dan Desain, Fakultas Ilmu Budaya, dan Fakultas Pertanian). Pada gilirannya masing-masing pemimpin departemen bekerjasama dengan para pengajar untuk dapat melaksanakan perencanaan strategis tersebut di departemennya.

            Jika sebuah universitas mengoperasikan cabang-cabang di lokasi-lokasi yang berbeda, setiap cabang perlu melaksanakan perencanaan strategis karena masing-masing cabang mempunyai peluang-peluang dan ancaman-ancaman yang berbeda. Semua rencana tersebut akan dikirimkan ke administrasi atau pelaksana puncak untuk ditinjau barangkali dikembangkan lebih lanjut dengan para perencana aslinya. Rencana akhir seringkali dipresentasikan di hadapan Dewan Pengawas untuk mendapatkan persetujuannya. Di lembaga pendidikan yang lebih kecil, proses perencanaan strategis tersebut akan lebih sederhana dan melibatkan lebih sedikit tingkat namun elemen-elemennya sama.

sumber: anneahira.com

Perencanaan strategis biasanya melibatkan para pengajar dan staf-staf kunci, serta para administrator. Senat pengajar atau perwakilan-perwakilan pengajar lainnya mempunyai peran yang krusial dalam perencanaan dan dukungan mereka adalah penting sekali. Beberapa administrator yang menjauhkan para pendukung potensial dari perencanaan strategis, gagal untuk mengenali bahwa semua perencanaan memasukkan perubahan yang mana dapat menganggu atau bahkan menghancurkan cara-cara yang sudah diketahui dengan baik dalam melaksanakan sesuatu. Para anggota komite perencanaan perlu diberi informasi yang ekstensif dan tepat waktu untuk melaksanakan peran-peran mereka dan para partisipan harus mempunyai keyakinan bahwa rencana-rencana yang sukses akan diimplementasikan dan akan menyediakan keuntungan-keuntungan yang jelas bagi lembaga tersebut.

Mengidentifikasi dan Menganalisa Trend-Trend

Kami akan mengilustrasikan tingkat-tingkat dalam proses perencanaan strategis dengan kasus Beloit College.

            Langkah pertama dalam perencanaan strategis adalah menganalisa lingkungan, karena perubahan-perubahan dalam lingkungan biasanya meminta strategi-strategi lembaga yang baru. Sebuah audit lingkungan menjawab tiga pertanyaan, yaitu.

1.        Apa trend-trend utama dalam lingkungan tersebut?

2.        Apa implikasi dari trend-trend tersebut bagi lembaga?

3.        Peluang dan ancaman apa yang paling signifikan?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut harus diperiksa untuk masing-masing lingkungan utama lembaga itu seperti lingkungan internalnya, pasarnya, publiknya, persaingannya, dan lingkungan makro yang lebih besar. Tujuan dari analisis lingungan adalah menhasilkan suatu gambaran yang didokumentasikan mengenai perkembangan lingkungan yang paling signifikan dan harus diperhatikan lembaga tersebut dalam merumuskan tujuan-tujuan, strategi, struktur, dan sistem-sistemnya di masa depan.

Dari audit lingkungan tersebut perencana strategi harus menyimpulkan beberapa ancaman dan peluang utama untuk pemeriksaan lebih lanjut. Ancaman lingkungan adalah suatu trend atau kejadian potensial yang akan merugikan lembaga tersebut atau salah satu dari program-programnya kecuali jika lembaga tersebut mengambil tindakan.

Beloit College mendeteksi ancaman-ancaman berikut ini dalam audit lingkungannya:

1.        Di lingkungan pasar, mereka menemukan bahwa sebagian besar mahasiswanya berasal dari negara bagian timur dan utara dimana populasi yang berumur mahasiswa diproyeksikan paling menurun.

2.        Dalam lingkungan publik, mereka menemukan bahwa komunitas likal agak apatis terhadap perguruan tingi tersebut dan mugkin tidak berlanjut mempekerjakan mahasiswa atau bekerjasama dengan proyek-proyek kelas.

3.        Dalam lingkungan persaingan, para pejabat Beloit berharap untuk bersaing dengan perguruan tinggi swasta bergengsi seperti Carleton, Grinell, dan Oberlin. Beloit mengharapkan lembaga-lembaga tersebut menjadi lebih agresif dalam bersaing untuk mendapatkan mahasiswa.

4.        Dalam lingkungan makro, Beloit adalah sebuah sekolah swasta dengan biaya kuliah tinggi. Perubahan-perubahan dalam lingkungan ekonomi menyajikan suatu tantangan bagi lembaga pendidikan tersebut.

Dengan mengidentfikasi dan mengklasifikasikan ancaman-ancaman, perguruan tinggi ini dapat menentukan ancaman-ancaman lingkungan mana yang di monitor, dibuatkan rencana, atau diabaikan. Ancaman-ancaman yang paling serius, yaitu ancaman-ancaman yang mana Beloit harus memonitornya dan bersiap untuk meresponnya adalah ancaman yang menyebabkan dampak yang berpotensi parah dan probabilitas kejadiannya tinggi. Lembaga ini dapat mengabaikan ancaman-ancaman yang rendah dalam keparahan dan probabilitasnya. Memonitor ancaman tetapi tidak perlu memperisapkan rencana-rencana kemungkinan untuk ancaman-ancaman seperti persaingan dengan perguruan tinggi yang lain.

Analisis peluang dapat berpotensial menjadi lebih penting daripada analisis ancaman. Melalui pengelolaan ancaman-ancaman secara berhasil, sebuah lembaga dapat dengan tetap utuh namun tidak tumbuh. Namun dengan mengelola peluang-peluang secara berhasil, sekolah tersebut dapat membuat langkah-langkah besar ke depan. Sebuah peluang pemasaran adalah peluang yang mana lembaga tersebut kemungkinan besar menikmati keuntungan-keuntungan yang lebih besar.

Para pejabat Beloit College mengidentifikasikan beberapa peluang pemasaran di antaranya sebagai berikut.

1.        Dalam lingkungan pasar. Beloit menyurvei para majikan dan menemukan bahwa permintaan untuk lulusan sarjana ilmu-ilmu budaya dengan penekanan dalam area-area terapan adalah kuat.

2.        Dalam lingkungan publik. Mereka mendeteksi bahwa para pembuat undang-undang dan pejabat-pejabat pemerintah akan terus mendukung bantuan beasiswa negeri untuk perguruan tinggi kecil. (perubahan-perubahan berikutnya dalam perekonomian dan kebijakan pemerinah federal meragukan harapan ini).

3.        Dalam lingkungan persaingan. Beloit memperhatika bahwa lokasinya cukup dekat dengan daerah metropolitan utama (Chicago) dan dirasakan tidak terlalu jauh dari kota-kota sebelah timur.

Kemudian peluang-peluang tersebut dapat dievaluasi pada basis-basis kemenarikannya dan probabilitas kesuksesan.

sumber:

Daryanto. 2011. Sari Kuliah: Manajemen Pemasaran. Bandung: Sarana Tutorial Nurani Sejahtera.